Personel Özlük Dosyası

Personel Özlük Dosyası, işe alım süreçlerinde şirketler tarafından talep edilen çeşitli bilgi ve belgelerin yer aldığı dosyalardır. Bu dosyaların içeriği yasalarla belirlenmiş olsa da uygulamada farklılık gösterebilmektedir. Her şirketin çalışanlarından yapacakları işin hassasiyetine uygun olarak talep ettiği belgeler farklılık göstermektedir. Tüm bu bilgi ve belgelerin kişilerden alınarak belirli standartlarda dosyalanması ve saklanması sürecini yönetmek insan kaynakları departmanının sorumluluğundadır. Yasal düzenlemelere baktığımızda 4857 sayılı Kanun’un 75. Maddesinde; İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür demektedir. 

Personel Özlük Dosyası Neden Gereklidir?

İnsan kaynakları departmanı için zahmetli bir süreç olan özlük dosyası düzenleme faaliyetleri en başta işletmenin kendini güvence altına almasını sağladığı için gereklidir. İşe alım sürecinde her ne kadar çeşitli testlere tabi tutulsa da insanların geçmiş ve bugününe ışık tutan çeşitli verileri bu dosyada yer alan belgelerden edinebilmekteyiz. İşletme içerisinde insan kaynaklı olumsuz durumlarda kişiler hakkında doğru ve detaylı bilgi sahibi olmak, işletmenin güvenliği açısından önemlidir. Bununla beraber bu bilgi ve belgelere sahip olmak işletmenin o kişiyi istihdam ettiğine kanıt sayılmaktadır.  

Personel Özlük Dosyasında Neler Olur?

Personel özlük dosyası, çalışandan talep edilen ıslak imzalı belgelerin haricinde iş akdi süresince şirketle çalışan arasında alınıp verilen her türlü belge de yer almaktadır. Sağlık raporu, izin formu, disiplin cezası gibi belgeler bu tip belgelere örnek verilebilir. Ayrıca personel özlük dosyasında yer alan tüm belgelerin güncel olmasına dikkat edilmeli ve geçerliliğini kaybeden belgeler için çalışandan yeni belge talep edilmelidir. 

Personel özlük dosyasında yer alan belgelerin yasalarla belirlenen standartlara sahip olması ve belirli bir düzen içerisinde saklanması gerekir. Yasada da belirtildiği gibi işveren çalışana ait her türlü özel bilginin yer aldığı bu belgelerin gizliliğini sağlamak zorundadır.

Personel özlük dosyasında yer alan evrakları listelemek gerekirse;

1. Çalışana ait nüfus cüzdanı fotokopisi
2. Çalışana ait ikametgâh belgesi
3. Çalışanın aldığı eğitimi belgeleyen diploma fotokopisi ya da mezuniyet belgesi
4. Sabıka kaydı
5. Vesikalık fotoğraf
6. Nüfus kayıt örneği
7. Aile durumunu bildiren belge
8. Erkek çalışanların askerlik durumunu bildiren belge
9. Sağlık raporu
10. Kan grubu kartı
11. İş sözleşmesi / Hizmet sözleşmesi
12. SGK işe giriş bildirgesi

Bunlar dışında işçinin niteliklerine ve işin niteliğine göre özlük dosyasında bulunması gereken evraklar, işe devam süresince ve işten çıkışta özlük dosyasına eklenmesi gereken evraklar da bu listede yer almalıdır.

Personel Özlük Dosyası Ne Kadar Süre İle Saklanmalıdır?

İş Kanunu’nda özlük dosyalarının saklanma sürelerini düzenleyen herhangi bir madde bulunmamaktadır. Bu nedenle bu durum işveren ve insan kaynakları departmanındaki sorumlular için kafa karıştırıcı bir durumdur. İş Kanunu bu konuda pek yardımcı olmasa da SGK mevzuatında tam olarak bu konuyu ele almasa da iş yerine ait resmi kayıt ve belgelerin on yıl süre ile muhafaza edilmesi gerektiğini söyler. Personel özlük dosyası da kurumsal kayıt evraklarına girmesinden mütevellit on yıl süre ile saklanması gerektiğini söylersek yanlış bir bilgi vermiş olmayız.